I IT-udviklingsprojekter er det afgørende, at rollerne som Product Owner (PO), Scrum Master (SM) og Projektleder (PL) samarbejder effektivt. Hver rolle bringer sine egne unikke kompetencer i spil, men projekter lykkes ofte bedst, når disse roller forstår og værdsætter hinandens opgaver – og når den enkelte person kan navigere mellem rollerne, hvis behovet opstår.
Hvorfor rollerne supplerer hinanden
- Product Owner (PO) har ansvar for at sikre, at teamet bygger det rigtige produkt. PO’en prioriterer backloggen, definerer krav og samarbejder med forretningen for at sikre, at løsningen leverer forretningsværdi.
- Scrum Master (SM) sikrer, at teamet arbejder effektivt inden for de agile rammer. SM’en fjerner forhindringer, faciliterer møder og coacher teamet i agile metoder og værdier.
- Projektlederen (PL) har det overordnede ansvar for projektets planlægning, fremdrift og stakeholder management. PL’en har fokus på leverancer, budget og risikostyring.
Selvom disse roller har forskellige fokusområder, overlapper de også ofte – og her opstår synergierne.
Når man kan lidt af det hele – en case fra et dansk pensionsselskab
Forestil dig et dansk pensionsselskab, der står over for at udskifte sit kernesystem for pensionsudbetalinger. Projektet har stor kompleksitet, mange interessenter og kræver koordinering mellem IT, forretning og eksterne leverandører.
I projektets tidlige faser blev rollerne som PO, SM og PL besat af tre forskellige personer med skarpt adskilte ansvarsområder. Resultatet var et fragmenteret projektforløb, hvor:
- PO’en kæmpede for at få teknisk indsigt nok til at forstå udviklingsteamets begrænsninger.
- SM’en brugte meget tid på at facilitere møder, men manglede overblik over projektets strategiske prioriteringer.
- PL’en var udfordret, fordi beslutninger omkring produktets retning og brugerbehov blev truffet uden at inddrage projektets overordnede tidsplan og leverancekrav.
Da projektet stod over for risiko for forsinkelser, valgte ledelsen at skabe et tættere samarbejde mellem rollerne. PO’en blev klædt bedre på til at forstå tekniske valg og samarbejdede tættere med SM’en om backlog refinement-processen. SM’en begyndte at tage aktiv del i risikostyring og projektets strategiske prioriteringer. PL’en involverede sig dybere i backlog-prioritering og hjalp med at sikre, at leverancer blev afstemt med forretningens vigtigste behov.
Resultatet var en markant forbedring i projektets fremdrift og en fælles forståelse af, hvordan teamets daglige arbejde førte til værdifulde resultater for pensionsselskabet.
Synergierne – hvorfor det giver mening at kunne lidt af det hele
- Forståelse for produktets vision: Når projektlederen forstår PO’ens rolle, kan vedkommende lettere kommunikere med forretningen om de vigtigste prioriteter. Når PO’en samtidig forstår projektets leverancekrav, kan han/hun skabe mere realistiske forventninger til stakeholders.
- Facilitering af teamets arbejde: En Scrum Master, der forstår PO’ens prioriteringer og Projektlederens tidsplan, kan bedre balancere daglig drift og strategiske beslutninger.
- Risikostyring: Når PO og SM har en forståelse for projektlederens risikostyring, kan de identificere tekniske risici tidligere og justere roadmappen i tide.
- Stakeholder management: En PO, der har erfaring med projektlederens rolle, kan sikre bedre kommunikation med interessenter, da han/hun forstår, hvordan forskellige behov påvirker projektets succes.
- Konflikthåndtering: Når rollerne overlapper en smule, opstår der færre konflikter, da alle forstår baggrunden for hinandens beslutninger.
5 gode råd til at skabe synergi mellem rollerne
- Dyrk fælles forståelse: Brug tid på at sætte jer ind i hinandens roller. Gennemgå sammen, hvad der er vigtigst for jeres respektive ansvarsområder.
- Etabler klare mødepunkter: Afhold faste møder mellem PO, SM og PL, hvor I sammen evaluerer projektets status, backlog-prioriteringer og risici.
- Skab fælles målsætninger: I stedet for at fokusere på individuelle succesmål, bør PO, SM og PL samarbejde om at definere fælles mål, der skaber værdi for projektet.
- Byg tillid og åbenhed: Gør det til en vane at være nysgerrig på hinandens arbejdsområder. Det styrker samarbejdet og øger muligheden for at træde ind i hinandens roller, når behovet opstår.
- Vær fleksibel: Accepter, at roller kan skifte karakter afhængigt af projektets behov. Den bedste løsning er sjældent at fastholde stramme rolleopdelinger, men snarere at tilpasse sig situationen.
Konklusion
At mestre alle tre roller på én gang er ikke realistisk, men at kunne lidt af det hele giver en afgørende fordel. Når PO, SM og PL arbejder sammen med en vis forståelse for hinandens roller, skaber det stærkere samarbejde, bedre beslutninger og øget succes i IT-udviklingsprojekter.
Hvis du vil dykke dybere ned i dette emne, kan du finde inspiration i denne artikel fra Harvard Business Review: Project Managers, Focus on Outcomes, Not Deliverables